员工离职了他的企业邮箱和里面的邮件应该怎么处理
问题
公司有员工离职了，他的企业邮箱里有很多客户往来邮件。直接把账号删了吧，怕后面客户找不到人、历史资料也没了；一直留着吧，又怕账号被人盗用或者他本人还能登录。离职员工的邮箱到底应该怎么处理？
推荐流程：四步走
离职邮箱的处理要兼顾三件事：业务交接不断档、历史资料可追溯、账号安全不失控。按下面的顺序做：
第一步：离职当天下班后先改密码、收权限
人办完离职手续的当天，管理员在后台执行：
- 重置该邮箱密码（等于收回控制权）；
- 下线其所有客户端会话、撤销客户端授权码；
- 如公司策略允许员工用企业微信/钉钉登邮箱，同步解绑。
注意：改密前别惊动业务，客户那边还在正常发信，账号保持可用状态，只是不再由本人控制。
第二步：导出和交接邮件资料
- 导出备份：管理员或经授权的交接人登录该邮箱（网页版或用 Outlook 配置后导出），把客户往来邮件按客户/项目归档导出（Outlook 导出 PST，网页版用打包下载/邮箱搬家功能）；
- 指定交接人：把客户名单、重要邮件移交给接手同事；
- 对接客户：由接手同事用自己的邮箱给重点客户发变更通知：「今后由我对接，邮箱是 xxx@company.com」，一次性把联系渠道切过来。
第三步：设置过渡期的自动回复或转发
给离职邮箱开一个 1～3 个月的过渡期：
- 自动回复：网页版 → 设置 → 假期自动回复，内容写明「该邮箱已停止使用，请联系 xxx@company.com（接手人），电话 xxx」；
- 必要时对「来自重点客户域名」的信件设置自动转发到接手人邮箱（注意别全量转发，防止垃圾邮件和敏感信息乱流）；
- 转发只是过渡手段，过渡期满关闭。
第四步：到期处置账号
- 过渡期满、确认没有重要信件再进来后，停用或删除该邮箱账号（企业微信/钉钉体系下随员工离职流程自动处理）；
- 按公司制度保留导出的邮件档案（合同、票据类按财务要求通常要保存更久），归档到公司统一存储；
- 从通讯组、群发名单、官网联系方式里把这个地址清理干净。
特别提醒
- 别拖：离职超过一周还不改密码是最大风险——前员工仍能收公司邮件、甚至用公司身份对外发信，出过纠纷的公司不在少数；
- 别裸删：直接删号不导出，客户资源、报价历史、承诺记录全部蒸发，将来扯皮没凭据；
- 涉密岗位（财务、核心研发）的邮箱处理要走更严格的审批留痕：导出范围、经手人、存档位置记录在案；
- 把这套流程写进 IT 制度，每次离职照单执行，不靠个人记性。