扫描出来的PDF文件太大几十MB发不出去怎么办

问题

合同、标书用一体机扫成 PDF，几十页扫出来几十 MB，微信发不出去、邮件超附件上限、业务系统上传超时。重新扫一遍还是大。

原因

1. 扫描分辨率过高：600dpi 彩色扫描，一页就是几 MB。
2. 彩色模式扫黑白文档：底色噪点占了大量体积。
3. 扫描件每页都是整张图片，没有压缩优化。

解决

1. 从源头降体积（推荐重扫）：扫描设置改为300dpi（普通文档）或 200dpi（仅存档查阅）；颜色模式：纯文字用黑白/二值，带印章用灰度，只有彩图才用彩色。一般 A4 文字页 300dpi 黑白约 100~300KB，整本标书可控制在几 MB 内。
2. 已扫好不便重扫的，压缩现有 PDF：
   • 在线工具：iLovePDF、Smallpdf、PDF24 的"压缩 PDF"功能，上传后选压缩级别再下载（涉密合同慎用在线工具）；
   • 本地软件：Adobe Acrobat"工具→压缩 PDF"；或用 PDF24 桌面版离线压缩。
3. 拆分发送：把 PDF 按章节拆成几个小文件分别发。
4. 归档与发送分开：600dpi 高清版存档本地，300dpi 压缩版用于流转。
5. 大文件走局域网共享/NAS 链接，不占邮箱。

预防

给复印机建两组扫描预设：“文档存档（300dpi 灰度）“和"发送用（200dpi 黑白）"，员工按用途一键选；公司邮件附件上限定了规矩：超过 20MB 一律转链接。